Coordinateur.rice Administratif.ve
Namur,
Belgique
La Salle de Ventes d’Antiquités Rops ?
C’est un lieu unique en Europe, le carrefour namurois de l’art et des enchères !
Installée depuis 2019 sur le site d’Ecolys à Namur, ‘Rops’ est aujourd’hui l’une des plus grandes salles de ventes d’antiquités et d’objets d’art en Europe. Avec plus de 5 000 m² d’espaces d’exposition et plus de 10 000 lots proposés, chaque vente devient un véritable événement, suivi sur place et en ligne par une large communauté de passionnés.
Nos ventes cataloguées — bourgeoises ou spécialisées (bijoux, art asiatique, mobilier, curiosités…) — valorisent le patrimoine tout en révélant des trésors oubliés.
Rejoindre Rops, c’est intégrer une structure en pleine croissance, où le passé rencontre l’innovation : enchères en ligne, clientèle internationale, dynamique collective.
Nos collaborateurs partagent une passion pour l’histoire, l’esthétique et la transmission, dans une ambiance aussi conviviale qu’exigeante.
Basés au cœur d’un Business Village inspirant, nous recherchons des talents passionnés, curieux et autonomes, prêts à s’impliquer dans un projet culturel fort.
Envie de faire partie de l’aventure ?
Nous recrutons
un.e COORDINATEUR.TRICE ADMINISTRATIF.VE
Dans
le cadre du développement de ses activités, la Salle de ventes Rops recherche
une personne pour structurer et coordonner
les activités administratives liées aux ventes et soutenir le bon
fonctionnement de l’équipe.
La FONCTION
En collaboration étroite avec le manager de la salle de ventes, vous assurez la coordination des activités administratives et le suivi opérationnel de l’équipe administrative. Vous agissez comme relai organisationnel entre l’équipe et la direction opérationnelle, en veillant à la fluidité des processus, à la qualité du travail administratif et au bon déroulement des ventes.
Tout en restant impliqué·e dans certaines tâches opérationnelles, vous accompagnez l’équipe dans son travail quotidien et contribuez à structurer les méthodes de travail.
Les MISSIONS principales
Coordination et organisation de l'équipe administrative
- Organiser et coordonner le travail de l’équipe administrative et accueil clients.
- Répartir les tâches et assurer le suivi des activités liées à la préparation et au suivi des ventes.
- Servir de point de relais entre l’équipe administrative et le manager opérationnel.
- Accompagner les membres de l’équipe dans leurs missions quotidiennes et répondre aux questions opérationnelles.
- Veiller au respect des procédures et à la qualité du travail administratif.
- Identifier les besoins d’amélioration organisationnelle et en discuter avec le manager.
Gestion administrative et suivi des ventes
- Superviser la gestion des bordereaux de dépôt et des lots dans l’outil Odoo.
- Vérifier la cohérence des informations liées aux lots (descriptions, photos, catégories).
- Suivre les différentes étapes de préparation des ventes en ligne.
- Assurer le suivi administratif des dossiers clients et déposants.
- Garantir la bonne gestion des communications clients (emails, téléphone, accueil).
Suivi financier et administratif
- Superviser les encaissements et décaissements liés aux ventes.
- Participer au suivi des paiements clients et aux relances.
- Veiller à la bonne tenue administrative des dossiers et documents.
- Soutenir le manager dans certaines tâches de suivi administratif et de reporting.
Amélioration des processus
- Identifier les pistes d’amélioration dans l’organisation administrative.
- Contribuer à l’optimisation des processus de gestion des lots et des ventes.
- Participer à la mise en place de méthodes de travail plus efficaces.
- Contribuer à l’évolution des outils et procédures internes.
Le PROFIL que nous recherchons :
Expérience professionnelle
Démontrer un parcours en gestion et/ou coordination d'équipe
Expérience dans un rôle de relai organisationnel entre une équipe et un responsable.
Maturité professionnelle et fiabilité
Digital minded
Maitrise approfondie des outils numériques classiques
Aisance dans l'utilisation de logiciels de gestion (ERP)
La connaissance de Odoo est un réel atout
Affinité avec l'utilisation éclairée des IA
Mentalité PME
Esprit
positif et esprit d'équipe
Réactivité, autonomie et orientation solutions.
Communication
Aisance dans la communication adaptée aux profils variés
Maitrise de l'anglais : capacité à échanger de manière fluide avec un interlocuteur. (le néerlandais est un atout).
Sens de l’organisation
Rigueur dans le suivi des procédures et capacité de structurer des processus
Sens des priorités et efficacité
Capacité à jongler avec diverses tâches
POURQUOI nous rejoindre ?
- Travailler dans un environnement professionnel riche et stimulant
- Occuper une fonction polyvalente et responsabilisante
- Intégrer une équipe dynamique et ambitieuse
- Évoluer au cœur d’une structure unique alliant divers secteurs d'activité
- Poste en CDI à temps plein
- Se rendre facilement sur un lieu de travail accessible via les grands axes routiers disposant de diverses commodités.
Vous vous projetez dans cette aventure ? C'est le moment de cliquer sur "Postuler" et nous partager votre motivation !